Sistema de Gestión documental

Con Workflow conseguiremos cualquier tipo de automatización de los procesos de negocio en los que están incluidos los documentos (tales como facturas de clientes y proveedores, presupuestos de viajes para departamento comercial), las tareas o la información que va pasando de persona a persona dentro de una organización en los procesos rutinarios de las empresas.

La principal ventaja es la capacidad de buscar contenido dentro de un documento escaneado sin OCR. Esto supone realizar búsquedas rápidas sin tener que perder tiempo buscando entre todo el documento, página a página, palabra a palabra, para encontrar algo concreto.

En la Gestión Documental queda registro electrónico de todas las acciones y accesos de los usuarios sobre los documentos, (saber quién y cuándo crea, modifica, o accede a cada documento).
Así el equipo directivo de la empresa puede acceder a esta información cuando sea necesario.

Nuestra gestión documental le permite la integración con otras aplicaciones gracias a nuestros consultores para de este modo hacer más sencilla la implantación del sistema así como su mantenimiento.

Los Documentos siempre son tuyos, tú decides qué tipo instalación deseas, la flexibilidad de la «nube« o la seguridad y rapidez del almacenamiento local.

Uso sencillo e integrado de Expedientes o Proyectos, en conjunto a las carpetas de Documentos. De esta forma podremos crear todo tipo de carpetas donde almacenar facturas de clientes y proveedores en diferentes años.

Nuestra gestión documental le permite la búsqueda de un documento tanto internamente dentro del documento facilitando un texto o una palabra como externamente buscando por carpetas o subcarpetas.

Por medio de la gestión de metadatos avanzada, con etiquetado libre, mediante Esquemas o a través de plantillas que permiten que el Documento se almacene donde debe almacenarse.

Podrás firmar digitalmente tus archivos PDF utilizando tus certificados. Con esto conseguiremos que desaparezca el papel en la oficina y evitaremos también su almacenaje y organización.

El ahorro va más allá del coste del papel (el cual suele ser considerable). Los gastos en recambios de tóner, actualizaciones de impresoras MFP y envíos postales también se reducen. Incluso se pueden obtener ahorros más significativos con la eliminación de archivadores y muebles y recuperación de amplias zonas de almacenamiento.

La sistematización de la organización permite:

1.- Independencia de la persona.

2.- Mejor ambiente empresarial.

3.- Mejora de calidad.

4.- Cumplimiento de normativas.

Limite el acceso a documentos e información de forma que solo puedan acceder personas autorizadas y evite la manipulación indebida. Garantice una recuperación de desastres más efectiva con la recuperación de documentación digital archivada frente a la sustitución de armarios archivadores destruidos por inundaciones, incendios o el derrumbe de las instalaciones.